メールを最速でさばくには受信トレイのフォルダは3つでよい。

あうさんです。

私は貿易事務をしている。この仕事とにかくメールのやり取りが多く、1日に100件から200件ほど受信する。そのうちの3分の1は後輩の案件や三国間貿易のCCだったりで、すべてに詳細まで目を通す必要はないがそれでもやはりスピード処理が必要だ。

どうすればこのメールの処理を早くできるのか。メールのフォルダわけについて以下のやり方がベスト。

 

それは、ズバリ。

受信トレイ以下は3つのみ!

 

受信トレイ

1、確認済

2、テンプレート

3、資料

 

 

受信トレイに新規メールが入ってくる。

1、の確認済には見終わって、かつ処理の完了したメールを置く。

2、は毎日使うメールの下書きテンプレート。

3、は、もしかしたらあとで見返すかもしれない、見積もりや資料、などだ。

とにかくフォルダは最小数にするにこしたことはない。

 

この仕事をはじめた当初は、たくさんのフォルダを作っていたこともある。客先ごとはもちろん、各業者さん、同僚の名前、そう何10フォルダも。

たくさんフォルダを作る、ということは、その分、受信したメールを該当のフォルダへ仕分けする作業が発生する。

この仕分け作業は、地味に時間がかかる。

しかも、案件は複数にまたがっていたりすることが多く、ぴったりとこれはこのフォルダ、と分けられないことも多い。わけにくいメールがずっと受信トレイに残っていたり、数秒とはいえどこに振り分けようか考える時間は無駄だ。

そういったストレスを経て、私はそのメールを「見た」か、「見てない」か、で判断することにした。

 

見たら「1、確認済」フォルダにポイっと入れる。見てない場合は受信フォルダで太字のまま。

メールが溜まってきて容量的に削除しないといけなくなったら、

「1、確認済」フォルダの古い順から削除する。

残すまでもないメールは振り分ける前にさっさと削除しておくこと。そしてこれは、あとでもしかして削除してしまったら困るかもな・・

というメールは「3、資料」へ掘り込む。

 

雑な仕分け方だが、Outlookは検索機能がしっかりしており、メールがないといままで困ったことはほとんどない。最悪でも発信者やCCに入っている同僚に再送してもらればいい。

とにかく、フォルダを少数に絞ってから、メールさばきが断然早くなった。

 

メールの整理方法に悩んでてかつ、最速で処理したい方、このやり方はおすすめなので試してみてほしい。